QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐĂK LẮK

(Theo Quyết định số 3232/QĐ-VPUBND ngày 19/11/2021 của Văn phòng UBND tỉnh)

A. QUY CHẾ TỔ CHỨC

1. Lãnh đạo Văn phòng: Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng.

2. Các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng (sau đây gọi chung là phòng):

a) Các phòng chuyên môn: Phòng Tổng hợp, Phòng Kinh tế, Phòng Công nghiệp, Phòng Nông nghiệp - Môi trường, Phòng Khoa giáo - Văn xã, Phòng Nội chính, Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính, Ban Tiếp công dân tỉnh, Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.

b) Các phòng phục vụ: Phòng Hành chính - Tổ chức, Phòng Quản trị - Tài vụ, Trung tâm Công nghệ và Cổng Thông tin điện tử tỉnh

B. QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG 

I. TRÁCH NHIỆM, QUYỀN HẠN, PHẠM VI GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC VÀ QUAN HỆ CÔNG TÁC      

1. Trách nhiệm, quyền hạn của Chánh Văn phòng

1.1. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND tỉnh, UBND tỉnh và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền được quy định; là chủ tài khoản của cơ quan Văn phòng.

1.2. Phân công các Phó Chánh Văn phòng theo dõi từng lĩnh vực công việc; là người quyết định cuối cùng các vấn đề, các công việc khi không có sự thống nhất giữa các Phó Chánh Văn phòng, các phòng hoặc khi xét thấy cần thiết; quy định và phân công nhiệm vụ cho các phòng.

1.3. Chịu trách nhiệm giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền quy định trong Quy chế làm việc của UBND tỉnh, các văn bản pháp luật liên quan và những công việc theo quy định.

1.4. Là đầu mối, phối hợp với các sở, ban, ngành, đơn vị của tỉnh và UBND các huyện, thành phố, thị xã để xử lý các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng hoặc do UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh phân công.

1.5. Thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh ký các văn bản thuộc phạm vi điều hòa, phối hợp, đôn đốc các sở, các huyện triển khai thực hiện các nhiệm vụ do UBND tỉnh, lãnh đạo UBND tỉnh giao và ký các văn bản thuộc thẩm quyền.

1.6. Giữ mối quan hệ chặt chẽ với Đảng ủy Văn phòng, các tổ chức đoàn thể trong cơ quan nhằm phát huy dân chủ, trí tuệ tập thể của mỗi thành viên cơ quan, tạo nên sự thống nhất trong tổ chức và thực hiện nhiệm vụ.

2. Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Chánh Văn phòng

2.1. Được Chánh Văn phòng phân công theo dõi các công việc theo lĩnh vực chuyên môn; ký thay Chánh Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước lãnh đạo UBND tỉnh, trước UBND tỉnh và pháp luật về lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.

2.2. Có trách nhiệm báo cáo kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân công tại các cuộc họp giao ban, cuộc họp đột xuất của Văn phòng; trực tiếp báo cáo, đề xuất hướng giải quyết với Chánh Văn phòng về các nội dung còn có ý kiến khác nhau khi phối hợp với lãnh đạo Văn phòng khác.

2.3. Phó Chánh Văn phòng kiêm Trưởng ban Tiếp công dân tỉnh, ngoài nhiệm vụ chung của Phó Chánh Văn phòng, còn phụ trách các công việc cụ thể của Ban Tiếp công dân tỉnh theo quy định.

2.4. Phó Chánh Văn phòng kiêm Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, ngoài nhiệm vụ chung của Phó Chánh Văn phòng, còn phụ trách các công việc cụ thể của Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh theo quy định.

3. Trách nhiệm, quyền hạn của Trưởng phòng

3.1. Trưởng phòng là người lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động của phòng; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và trước pháp luật về việc thực hiện các lĩnh vực công tác được phân công.

3.2. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao của phòng; phân công nhiệm vụ và quản lý chuyên viên, nhân viên thuộc phòng mình phụ trách; duy trì kỷ luật lao động, phối hợp, đề xuất việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho công chức, viên chức, nhân viên của phòng; thực hiện việc đánh giá, xếp loại công chức, viên chức, nhân viên của phòng theo quy định.

 3.3. Chủ động phối hợp với các phòng khác về việc cung cấp thông tin và trao đổi nghiệp vụ để giải quyết công việc thuộc nhiệm vụ của phòng mình; nếu vượt quá thẩm quyền phải báo cáo Phó Chánh Văn phòng phụ trách hoặc Chánh Văn phòng để xin ý kiến chỉ đạo.

4. Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Trưởng Ban Tiếp công dân; Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh

4.1. Phó Trưởng Ban tiếp công dân

a) Giúp Trưởng Ban chỉ đạo một số nhiệm vụ của Ban theo sự phân công của Trưởng Ban; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và Trưởng Ban về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng ban vắng mặt, Phó Trưởng Ban được ủy quyền điều hành hoạt động của Ban.

b) Giúp Trưởng Ban trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động tiếp công dân thường xuyên, định kỳ và đột xuất theo chức năng nhiệm vụ được giao; thực hiện việc quản lý giờ giấc làm việc, kỷ luật, kỷ cương hành chính; đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của Ban.

4.2. Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh:

a) Giúp Giám đốc Trung tâm chỉ đạo một số nhiệm vụ của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và Giám đốc Trung tâm về nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc được ủy quyền điều hành hoạt động của Trung tâm.

b) Giúp Giám đốc Trung tâm trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của Trung tâm theo chức năng nhiệm vụ được giao; thực hiện việc quản lý giờ giấc làm việc, kỷ luật, kỷ cương hành chính; đôn đốc, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm.

5. Trách nhiệm, quyền hạn của Phó Trưởng phòng

5.1. Phó Trưởng phòng là người giúp việc cho Trưởng phòng; được phân công phụ trách một số công việc cụ thể; giải quyết công việc được phân công, đồng thời chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng phụ trách về công việc được giao.

5.2. Trực tiếp giải quyết công việc được phân công; giao việc, kiểm tra, đôn đốc chuyên viên, nhân viên thực hiện nhiệm vụ đối với lĩnh vực mình phụ trách.

6. Trách nhiệm, quyền hạn của công chức, viên chức, người lao động

6.1. Thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Cán bộ, công chức; Luật Viên chức, Bộ Luật lao động và các quy định tại Quy chế này; có trách nhiệm thực hiện đầy đủ chế độ và kỷ luật lao động theo quy định; có tác phong, thái độ văn minh, lịch sự, đúng mực trong giao tiếp và giải quyết công việc; chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng và pháp luật về việc thực thi nhiệm vụ của mình; có nếp sống lành mạnh, trung thực, cần, kiệm, liêm chính, chí công, vô tư. Phục tùng sự chỉ đạo, điều hành và hướng dẫn của cấp trên; có quyền trình bày ý kiến, đề xuất những việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình và được quyền bảo lưu ý kiến của cá nhân và báo cáo cấp trên, nhưng vẫn phải chấp hành sự chỉ đạo của người phụ trách trực tiếp.

6.2. Trực tiếp báo cáo, đề xuất kiến nghị với lãnh đạo phòng, lãnh đạo Văn phòng về những biện pháp nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

6.3. Chủ động thực hiện chương trình công tác hàng tuần, tháng, quý thuộc trách nhiệm được giao; thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của cơ quan, xây dựng tác phong làm việc khẩn trương, khoa học, hiệu quả. Chủ động, sáng tạo, tự giác làm việc, có tinh thần hợp tác với tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan; có ý thức xây dựng và bảo vệ uy tín của cơ quan, đơn vị, giữ gìn sự đoàn kết nội bộ và kỷ luật phát ngôn. Các ý kiến thắc mắc, đề xuất phải được phản ánh với đúng người có trách nhiệm và thẩm quyền giải quyết; trường hợp không được giải quyết mới phản ánh lên cấp trên. Nghiêm cấm việc lợi dụng cương vị công tác gây phiền hà, tiêu cực, sách nhiễu với tổ chức, cá nhân khi đến quan hệ công tác.

6.4. Chấp hành nghiêm việc phân công nhiệm vụ, luân chuyển, điều động, điều chuyển vị trí công tác; thực hiện điều chuyển bắt buộc đối với các trường hợp năng lực trình độ yếu, thiếu tinh thần trách nhiệm, không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm nội quy, quy chế cơ quan hoặc để có dư luận không tốt (sau khi được xác minh, làm rõ) làm ảnh hưởng đến uy tín cơ quan.

6.5. Nghiêm túc thực hành tiết kiệm trong quản lý, sử dụng kinh phí, tài sản công; thực hiện tốt Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công của Văn phòng; nếu vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất và chịu hình thức kỷ luật theo các quy định hiện hành. Thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở trong cơ quan, phát huy quyền làm chủ của công chức, viên chức, người lao động trong khuôn khổ của pháp luật và theo đúng nguyên tắc tập trung dân chủ để xây dựng cơ quan trong sạch, vững mạnh.

6.6. Gương mẫu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; thực hiện tốt các quy định về nhiệm vụ và trách nhiệm của người đảng viên, đoàn viên, hội viên và các quy định có liên quan đến hoạt động công vụ.

7. Quan hệ công tác

7.1. Quan hệ công tác giữa Chánh Văn phòng với các Phó Chánh Văn phòng:

a) Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên về các quyết định của các Phó Chánh Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phân công hoặc ủy quyền. Trong quá trình điều hành hoạt động của cơ quan, khi xét thấy cần thiết, Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo giải quyết một số công việc đã phân công cho Phó Chánh Văn phòng hoặc điều chỉnh sự phân công của các Phó Chánh Văn phòng. Các công việc liên quan đến công tác tổ chức bộ máy và bổ nhiệm cán bộ quản lý thuộc Văn phòng, trước khi quyết định, Chánh Văn phòng trao đổi trong lãnh đạo Văn phòng và xin ý kiến Ban Thường vụ Đảng ủy hoặc Đảng ủy Văn phòng theo quy định; đối với các nhiệm vụ quan trọng, Chánh Văn phòng đưa ra bàn bạc, thảo luận trong lãnh đạo Văn phòng, Đảng ủy, đoàn thể cơ quan, Trưởng phòng có liên quan trực tiếp nhằm đảm bảo tính đúng đắn và khả thi của các quyết định.

b) Các Phó Chánh Văn phòng phải giữ quan hệ phối hợp trong công tác với nhau, trường hợp có ý kiến khác nhau trong quá trình phối hợp thì báo cáo Chánh Văn phòng quyết định hoặc đưa ra cuộc họp giao ban, hội ý để trao đổi và thống nhất. Trong trường hợp có sự điều chỉnh lại sự phân công công việc giữa các Phó Chánh Văn phòng thì các Phó Chánh Văn phòng phải bàn giao nội dung công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan.

7.2. Quan hệ công tác giữa lãnh đạo Văn phòng với các phòng

a) Khi cần thiết, lãnh đạo Văn phòng kịp thời truyền đạt, chỉ đạo việc  thực hiện các chủ trương, chính sách, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhà nước liên quan đến lĩnh vực công tác mình phụ trách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và chuyên viên, cán sự, nhân viên; đồng thời, thường xuyên lắng nghe và tiếp thu các ý kiến phản ánh, góp ý, đề xuất của công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan.

b) Trưởng phòng báo cáo kịp thời với lãnh đạo Văn phòng phụ trách về kết quả thực hiện các nhiệm vụ công tác của phòng. Trong quá trình giải quyết công việc, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc thì Trưởng phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng phụ trách, trường hợp có ý kiến khác với ý kiến của lãnh đạo Văn phòng phụ trách thì Trưởng phòng phải chấp hành và có quyền bảo lưu ý kiến của mình.

7.3. Quan hệ công tác với Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

a) Chánh Văn phòng chỉ đạo Văn phòng trong việc quan hệ công tác, thực hiện cung cấp thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất hoạt động của UBND tỉnh, của Văn phòng với Văn phòng Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương theo quy định.

b) Phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Tỉnh ủy, Văn phòng HĐND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh để xây dựng chương trình công tác nhằm đảm bảo thống nhất, khoa học trong chương trình công tác của UBND tỉnh với Thường trực Tỉnh ủy, Thường trực HĐND tỉnh, lãnh đạo Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh. Thực hiện sự trao đổi, thông tin về những chủ trương, chính sách lớn, những vấn đề có liên quan nhằm đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh.

c) Phối hợp với Văn phòng UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong mối quan hệ công tác nhằm thực hiện tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo UBND tỉnh về công tác liên kết, phối hợp các chương trình, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, của vùng; giữ mối quan hệ với lãnh đạo các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

7.4. Quan hệ với các sở, ban, ngành của tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố và các đơn vị khác (sau đây gọi chung là các đơn vị, địa phương):

a) Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm giải quyết những đề nghị của các đơn vị, địa phương về những vấn đề thuộc phạm vi trách nhiệm quản lý Nhà nước của Văn phòng theo lĩnh vực mình phụ trách. Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền thì báo cáo lãnh đạo UBND tỉnh quyết định.

b) Lãnh đạo phòng và chuyên viên theo dõi lĩnh vực được ủy quyền: tham dự các hội nghị, cuộc họp, buổi làm việc do các đơn vị, địa phương mời để bàn công tác có liên quan đến lĩnh vực được phân công; đề nghị các đơn vị, địa phương cung cấp tài liệu cần thiết phục vụ công tác chuyên môn; làm việc với các phòng, ban thuộc các đơn vị về những nội dung do các đơn vị, địa phương trình UBND tỉnh; truyền đạt ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND tỉnh đến Thủ trưởng các đơn vị, địa phương có liên quan và chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung truyền đạt.

7.5. Quan hệ giữa Tập thể lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy Văn phòng, tổ chức đoàn thể cơ quan.

a) Quan hệ giữa Tập thể lãnh đạo Văn phòng với Đảng ủy Văn phòng và các tổ chức đoàn thể cơ quan thực hiện theo quy chế phối hợp. Định kỳ 06 (sáu) tháng hoặc khi có yêu cầu đột xuất, Tập thể lãnh đạo Văn phòng làm việc với Đảng ủy văn phòng, đại diện các tổ chức đoàn thể trong cơ quan để thông báo chủ trương công tác của Văn phòng, biện pháp giải quyết những kiến nghị của đoàn viên, hội viên và lắng nghe ý kiến đóng góp của các tổ chức đoàn thể về hoạt động của cơ quan.

b) Tập thể lãnh đạo Văn phòng tạo điều kiện thuận lợi để Đảng ủy, tổ chức đoàn thể hoạt động có hiệu quả theo đúng nghị quyết, điều lệ, các quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước; tham khảo ý kiến của các tổ chức trước khi quyết định các vấn đề quan trọng có liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của đoàn viên, hội viên. Người đứng đầu các tổ chức đoàn thể của cơ quan được mời tham dự các cuộc họp, hội nghị do lãnh đạo Văn phòng chủ trì có nội dung liên quan đến hoạt động, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của đoàn viên, hội viên thuộc tổ chức mình.

7.6. Quan hệ công tác giữa các Trưởng phòng:

a) Trưởng phòng chủ động giải quyết công việc theo nhiệm vụ được giao. Khi giải quyết công việc liên quan đến phòng khác, Trưởng phòng chủ trì phải trao đổi ý kiến với trưởng phòng liên quan để thống nhất nội dung cần lấy ý kiến. Trường hợp có ý kiến khác nhau thì trưởng phòng chủ trì báo cáo lãnh đạo Văn phòng phụ trách để giải quyết. Trưởng phòng được giao chủ trì có trách nhiệm thông báo kết quả giải quyết công việc đến phòng có liên quan biết và phối hợp thực hiện.

Trưởng phòng được lấy ý kiến phải có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ, tham gia ý kiến đầy đủ, kịp thời để tạo điều kiện thuận lợi cho trưởng phòng được giao chủ trì hoàn thành nhiệm vụ.

b) Đối với những vấn đề phức tạp, liên quan đến nhiều phòng, những vấn đề vượt quá thẩm quyền giải quyết hoặc không đủ điều kiện thực hiện thì Trưởng phòng được giao chủ trì báo cáo, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để xem xét, quyết định.

II. CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC; CHẾ ĐỘ HỘI HỌP, BÁO CÁO, CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng

1.1. Chương trình, kế hoạch công tác năm:

a) Về chương trình công tác của UBND tỉnh: Phòng Tổng hợp chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn triển khai việc thực hiện xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh đảm bảo đúng quy định theo Quy chế làm việc của UBND tỉnh.

b) Về Chương trình công tác phục vụ UBND tỉnh: Phòng Hành chính - Tổ chức chủ trì, phối hợp các phòng có liên quan, xây dựng Chương trình công tác; lấy ý kiến của lãnh đạo Văn phòng, trình Chánh Văn phòng ký ban hành, trước ngày 25 tháng 12 hằng năm.

c) Đối với kế hoạch tham gia các đoàn công tác, đoàn kiểm tra do UBND tỉnh triệu tập hoặc các sở, ban các huyện và các đơn vị có liên quan mời, Phòng Hành chính – Tổ chức phối hợp với Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực, báo cáo lãnh đạo Văn phòng phụ trách, sau đó đề xuất Chánh Văn phòng quyết định.

1.2. Chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần:

a) Hằng quý, các phòng gửi dự kiến chương trình, kế hoạch công tác quý sau của phòng về Phòng Hành chính – Tổ chức chậm nhất vào ngày 15 của tháng cuối quý để tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quý sau, trình Chánh Văn phòng xem xét, quyết định.

b) Hằng tháng, căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng và các phòng, để chủ động đề xuất  điều chỉnh, thay đổi đảm bảo tiến độ được UBND tỉnh phê duyệt. Nếu có điều chỉnh, thay đổi phải gửi đề xuất về Phòng Hành chính – Tổ chức trước ngày 25 hàng tháng để báo cáo Chánh Văn phòng quyết định.  

c) Căn cứ vào lịch công tác tuần của UBND tỉnh và sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng, các phòng chủ động thực hiện các nội dung tham mưu, phục vụ theo đúng yêu cầu; đảm bảo kịp thời, hiệu quả.

2.  Chương trình, kế hoạch công tác của các phòng

2.1. Căn cứ chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng và nhiệm vụ được giao, các phòng xây dựng kế hoạch công tác năm, quý, tháng trình lãnh đạo Văn phòng phụ trách phê duyệt; tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc.

2.2. Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của phòng. Trường hợp có sự điều chỉnh, thay đổi chương trình, kế hoạch hoặc không hoàn thành công việc theo kế hoạch, Trưởng phòng báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng phụ trách và thông báo cho các phòng, đơn vị liên quan biết để phối hợp thực hiện.

3. Đánh giá kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác

3.1. Nửa tháng, quý, 06 tháng, 09 tháng và hằng năm hoặc theo yêu cầu, Trưởng phòng rà soát, thống kê, đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của phòng theo quy định về thống kê, báo cáo định kỳ, gửi Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức để tổng hợp, báo cáo lãnh đạo Văn phòng kết quả thực hiện các nhiệm vụ, những công việc còn tồn đọng, hướng giải quyết tiếp theo, kiến nghị việc điều chỉnh, bổ sung thời gian tới.

3.2. Kết quả thực hiện chương trình, kế hoạch công tác là một trong những tiêu chí quan trọng để xem xét, đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của phòng và của công chức, viên chức, người lao động.

3.3. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các phòng được phân công phụ trách trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.

3.4. Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính – Tổ chức có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc chuẩn bị các chương trình, kế hoạch công tác của các phòng; trường hợp có sự thay đổi chương trình, kế hoạch công tác, phải thông báo kịp thời đến các đơn vị, cá nhân có liên quan.

4. Tổ chức hội nghị và cuộc họp

4.1. Các hội nghị, cuộc họp gồm:

a) Hội nghị cán bộ, công chức, viên chức và người lao động được tổ chức  mỗi năm một lần theo đúng quy định.

b) Hội nghị tổng kết công tác năm được tổ chức một lần vào tháng Một của năm sau.

c) Các hội nghị 6 tháng, hội nghị chuyên đề, tập huấn... được thực hiện theo kế hoạch.

d) Khi cần thiết, có công việc đột xuất Chánh Văn phòng quyết định triệu tập họp chuyên đề.

4.2. Chủ trì các hội nghị, cuộc họp:

a) Lãnh đạo Văn phòng chủ trì các cuộc họp: Giao ban Văn phòng; họp Tập thể lãnh đạo Văn phòng; họp với các phòng; họp với lãnh đạo các đơn vị, địa phương tại trụ sở của cơ quan và các cuộc họp khác để giải quyết công việc theo thẩm quyền.

b) Trưởng phòng chủ trì các cuộc họp giải quyết công việc chuyên môn và triển khai các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng; họp làm việc với đại diện các cơ quan liên quan theo ủy quyền của lãnh đạo Văn phòng phụ trách.

c) Chủ trì các hội nghị khác được thực hiện theo quy định, quy chế phối hợp giữa các bên (nếu có).

4.3. Lãnh đạo Văn phòng quyết định các cuộc họp do mình chủ trì; chỉ định phòng chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ họp. Các phòng có nhu cầu tổ chức họp phải xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng phụ trách để sắp xếp lịch họp.

5. Họp giao ban, hội ý công tác

5.1. Họp giao ban Văn phòng:

a) Thời gian tổ chức vào các ngày thứ Sáu của tuần thứ hai và tuần thứ tư của tháng do Chánh Văn phòng chủ trì; khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được ủy quyền sẽ chủ trì. Thành phần gồm: lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo các phòng, đơn vị và các thành phần khác do chủ trì mời (nếu cần thiết).

b) Sau họp giao ban, trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Hành chính – Tổ chức tham mưu thông báo kết luận, các phòng căn cứ kết luận tổ chức triển khai thực hiện đạt kết quả, đúng tiến độ.

5.2. Hội ý lãnh đạo Văn phòng: mỗi tháng 01 lần (không kể đột xuất), Chánh Văn phòng chủ trì hội ý lãnh đạo Văn phòng để bàn bạc, thống nhất những nội dung liên quan đến công tác chuyên môn, công tác tổ chức cán bộ và các công tác khác của Văn phòng. Thời gian cụ thể do Chánh Văn phòng căn cứ vào tình hình thực tế của Văn phòng để quyết định triệu tập. Thành phần dự họp gồm: lãnh đạo Văn phòng, Trưởng các phòng: Tổng hợp, Hành chính – Tổ chức, Quản trị - Tài vụ và các thành phần khác do Chánh Văn phòng mời (nếu cần thiết).

5.3. Họp giao ban với Văn phòng các sở, ban, ngành của tỉnh và Văn phòng HĐND và UBND các huyện, thị xã, thành phố được tổ chức định kỳ 2 lần/năm (vào tháng 5 và tháng 11, nếu có sự thay đổi do Chánh Văn phòng quyết định).

6. Cử đại diện tham dự các cuộc họp do của các cơ quan khác

6.1. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm tham dự các cuộc họp do Văn phòng Chính phủ, Tỉnh ủy, HĐND và UBND tỉnh tổ chức, triệu tập và các cuộc họp khác mời đích danh. Trường hợp mời đại diện lãnh đạo Văn phòng, thì Chánh Văn phòng phân công lãnh đạo Văn phòng dự họp và có trách nhiệm báo cáo với Chánh Văn phòng về nội dung, kết quả cuộc họp. Trưởng phòng liên quan có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu để lãnh đạo Văn phòng dự họp.

6.2. Trường hợp mời đại diện Văn phòng, nếu không dự được, lãnh đạo Văn phòng cử trưởng phòng có liên quan hoặc công chức, viên chức theo dõi lĩnh vực chuyên môn tham dự. Người được cử dự họp có trách nhiệm xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phân công trước khi dự họp và báo cáo nội dung, kết quả cuộc họp đã tham dự.

7. Trách nhiệm báo cáo

7.1. Các Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo với Chánh Văn phòng theo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình thực hiện công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách (bao gồm cả những nội dung và kết quả các hội nghị, cuộc họp được Chánh Văn phòng ủy quyền hoặc chỉ đạo tham dự); những việc vượt quá thẩm quyền giải quyết và những việc cần xin ý kiến của Chánh Văn phòng.

7.2. Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo định kỳ (nửa tháng, quý, 06 tháng, năm), báo cáo chuyên đề, đột xuất về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách; báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo Văn phòng phụ trách; báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng phụ trách đối với những công việc mới phát sinh, những khó khăn, vướng mắc, những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các phòng, đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Báo cáo nửa tháng gửi chậm nhất vào sáng ngày thứ 5 tuần thứ hai và tuần thứ tư của tháng; báo cáo 06 tháng gửi trước ngày 15/6; báo cáo năm trước ngày 30/11 của năm báo cáo; riêng đối với các báo cáo đột xuất, chuyên đề thì thời gian gửi báo cáo được thực hiện theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng.

7.3. Công chức, viên chức, người lao động có trách nhiệm báo cáo với Trưởng phòng và lãnh đạo Văn phòng (nếu được yêu cầu) về kết quả thực hiện nhiệm vụ và các thông tin phản ảnh của các tổ chức, cá nhân về lĩnh vực công tác được giao.

8. Phát hành, lưu trữ văn bản và cung cấp thông tin

8.1. Phòng Hành chính – Tổ chức có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với phòng chủ trì soạn thảo để phát hành, lưu trữ văn bản đã được ký theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.

8.2. Việc cung cấp văn bản, tài liệu của cơ quan Văn phòng cho các cơ quan báo chí phải được sự đồng ý của lãnh đạo Văn phòng và thực hiện theo Quy định về phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí. Công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng phải thực hiện nghiêm chỉnh kỷ luật phát ngôn của cơ quan. Việc cung cấp, cập nhật thông tin vào Trang tin điện tử của Văn phòng được thực hiện theo Quy chế quản lý, cung cấp và khai thác thông tin trên Trang tin điện tử Văn phòng.

8.3. Các văn bản, tài liệu trao đổi chính thức trong phạm vi các phòng bằng hình thức văn bản điện tử thông qua thư điện tử và các phần mềm chuyên dùng, bao gồm: Giấy mời trong nội bộ cơ quan; chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng, các phòng; văn bản chỉ đạo, điều hành, thông báo; công văn đôn đốc, nhắc nhở các phòng thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; báo cáo công tác của Văn phòng, của phòng và báo cáo chuyên đề khác gửi các phòng trong cơ quan; dự thảo văn bản đang trong quá trình soạn thảo, xin ý kiến của các phòng.

8.4. Trưởng phòng có trách nhiệm bảo đảm việc cung cấp, cập nhật kịp thời, sử dụng có hiệu quả các văn bản, tài liệu bằng hình thức văn bản điện tử và thực hiện bảo mật thông tin theo quy định.